Assistant de direction H/F

Créé par Malakoff Humanis et le Groupe VYV, Kalixia est la première plateforme française de soins, en nombre de bénéficiaires (15 millions), en optique, contactologie digitale, audiologie, dentaire, ostéopathie et hôpital.

La plateforme compte plus de 6 400 centres d’optique-lunetterie partenaires, 4 200 centres d’audioprothèse, 7 600 chirurgiens-dentistes en omnipratique, implantologie, parodontologie et orthodontie, et 500 ostéopathes. Ces partenariats permettent aux assurés d’accéder à des soins et des équipements de qualité à des tarifs maîtrisés, et sans avance de frais (en optique, audiologie et dentaire). Pour répondre aux besoins et préoccupations actuels des Français en termes de santé, deux nouveaux services ont récemment été lancés par Kalixia : Kalixia Contacto 2.0 et Kalixia Hospit.

Le poste : 

En tant qu'assistant de direction (H/F) rattachée au pôle Direction, vous assurez l’assistance administrative, organisationnelle et opérationnelle de la direction. Vous facilitez la coordination entre les services, veillez à la bonne circulation des informations et à la confidentialité des dossiers traités.

Nos locaux sont situés à Paris (15ème arrondissement).  

 

Vos missions principales :

• Gestion des agendas

- Gérer l’emploi du temps quotidien des membres du Comité de Direction (CODIR) (prise de RDV, congés…).

- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

- Accueillir physiquement les rendez-vous.

- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.

• Gestion documentaire

- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à la Direction que les informations essentielles.

- Assister aux réunions et en rédiger les comptes-rendus.

- Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.

- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

- Gérer les notes de frais.

 

• Gestion des moyens généraux

- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

- Veiller à la bonne tenue des locaux.

- Accompagner la direction dans le projet de déménagement.

 

• Gestion des instances

- Planifier les Assemblées Générales (AG), Conseils d’Administration (CA), Bureaux, Comités Stratégiques (COSTRAT), CODIR et Comités Projets (COPROJ).

- Rédiger les convocations aux instances et les adresser aux personnes concernées.

- Rédiger les procès-verbaux (PV) et les Comptes-Rendus (CR) des instances et les adresser aux personnes concernées.

- Assurer les démarches nécessaires auprès des administrations publiques.

 

• Suivi budgétaire

- Centraliser les devis et factures.

- Les saisir dans les outils ad hoc.

- Les circulariser auprès des membres du CODIR, pour validation.

Expérience souhaitée :

• Formation : bac+2 ou Bac+3 en assistanat de direction, gestion administrative ou domaine équivalent.
• Expérience : minimum de 5 ans en assistanat de direction souhaitée.

Qualités personnelles :

• Organisation, rigueur et méthode
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité
• Autonomie et sens de l’initiative
• Réactivité et capacité d’anticipation
• Diplomatie et aisance relationnelle
• Gestion des priorités et des situations urgentes
• Esprit d’équipe et sens du service.

Usages digitaux :  

• Votre curiosité et votre capacité d'adaptation vous permettent de vous approprier facilement les outils digitaux et les nouveaux usages liés à votre poste.
• Vous savez identifier des actions simples d’amélioration ou de simplification de vos missions grâce aux outils digitaux.
• Vous faites preuve de discernement dans l’utilisation des outils d’IA, en questionnant la pertinence de leur usage et la fiabilité des réponses.
• Vous serez formé(e) aux outils et aux processus internes d'Harmonie Mutuelle.

Nos avantages :  

• 22,5 jours de RTT par an
• Carte déjeuner à 9,50 € (60 % pris en charge par l’employeur) et avantages CSE (enveloppes loisirs, culture, avantages vacances…)
• Forfait mobilité durable : jusqu’à 400 € par an (cumulable avec le remboursement de l’abonnement aux transports en commun, dans la limite de 600 euros au total) 
• Contrat collectif santé et prévoyance
• 2 jours d'engagement solidaire par an au profit d’associations

Le processus de recrutement :

1. Evaluation de votre CV par le recruteur
2. Entretien téléphonique avec le recruteur
3. Entretien RH en visio avec le recruteur
4. Entretien en présentiel avec votre futur(e) manager

Chez Harmonie Mutuelle, votre métier contribue à une ambition collective : agir sur la santé de tous et prendre soin de chacun !

• Nous sommes une entreprise mutualiste à mission et notre engagement est concret, porté par des actions de prévention, de conseil, d'accompagnement et de solidarité qui ont un vrai impact sur la vie de nos adhérents.

• Nous encourageons les parcours singuliers : vous pouvez apprendre, évoluer, changer de métier ou de région grâce à la mobilité interne au sein du Groupe Vyv. L'important, c'est que votre trajectoire vous ressemble.

• Nous savons que la diversité et l'inclusion sont une force, c'est pourquoi nous cultivons les différences et soutenons chaque individu. Nous luttons activement contre les discriminations et accompagnons, par exemple, nos salariés dans les moments de fragilité (maladies chroniques, aidance…). Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

• Au quotidien, vous évoluez dans un environnement de travail fondé sur la confiance, porté par un management qui valorise l'autonomie, l'écoute et le droit à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

• Nous faisons de l'innovation et des usages numériques un levier majeur de transformation de nos métiers au service de nos adhérents. Qu'il s'agisse de projets data et IA, de nouveaux usages digitaux ou de parcours clients repensés grâce à la tech, vous participez à notre transformation, au bénéfice de la santé de tous.